Agent administratif du pôle technique (F/H)

La mairie de Neuville-sur-Saône (7 800 habitants) recrute un adjoint technique/agent de maîtrise (F/H).

• Pôle/Service : Technique
• Grade : Adjoint technique/agent de maîtrise
• Temps de travail : 50%
• Horaires : 17,5 h sur 4 jour, le matin

Descriptif du poste

Placé sous l’autorité du directeur des services Techniques le collaborateur administratif (H/F), assure le secrétariat général du pôle et coordonne son organisation administrative ; apporte son support aux responsables et aux agents dans l’organisation administrative de certaines de leurs missions (tableaux de suivi, prises de rendez-vous, bons de commande, courriers…). Assiste le directeur des services Techniques dans la préparation et le suivi budgétaire. Accueil physique et téléphonique du pôle (administrés, entreprises, partenaires extérieurs, services et élus). Coordination administrative des réclamations, transmission aux services gestionnaires et suivi des réponses apportées. Ponctuellement, assiste la responsable du service urbanisme sur ses dossiers et assure la continuité du service en cas d’absence.

Missions

• Accueil physique et téléphonique du public, des entreprises et des partenaires (écoles, associations)
• Rédaction et suivi des tableaux d’analyse : budget, formations, consommations, congés du pôle, commande de vêtements…
• Gestion des demandes d’intervention auprès des Services Techniques (logiciels Atal et eAtal) : analyse de la demande, enregistrement et transmission au bon service. Enregistrement des retours des services
• Réception du courrier reçu, tri et distribution, copie
• Suivi des courriers du pôle : rédaction, mise en forme, mise à la signature, copie et expédition
• En lien avec les responsables de services : suivi, classement, archivage des dossiers
• Organisation et suivi des formations obligatoires des agents (CACES, habilitation, formations groupées…) : devis, suivi budget, organisation de l’évènement, retour des attestations…
• Rédaction des bons de commande et transmission aux prestataires
• Aide sur la rédaction des arrêtés
• Suivi des dossiers d’assurance et des déclarations de sinistres
• Enregistrement des dossiers d’urbanisme et secrétariat ponctuel du service urbanisme

Profil recherché

Connaissances

• Connaissances de l’environnement de la collectivité
• Maîtrise de la communication orale et écrite
• Maitrise de l’outil informatique (Office, Courriel, Internet, logiciel de compta, logiciel de réclamation, Cart@ds, Géonet, Lyvia…)
• Connaissances de l’organisation d’un service technique et la répartition des compétences sur le domaine public
• Savoir gérer son temps et les priorités

Compétences professionnelles requises

• Sens de l’accueil, du contact et du travail en équipe
• Savoir synthétiser
• Aptitude à gérer l’information écrite et orale
• Aptitude à gérer l’information écrite et orale
• Aptitude à organiser, programmer et répartir les tâches (gestion du temps : délais réglementaires, urgence…)

Comportements et attitudes

• Organisation, méthode, rigueur
• Être capable d’accueillir tout public en s’adaptant à son interlocuteur
• Savoir analyser une situation, enregistrer l’information, transmettre la demande et rendre compte
• Respect la confidentialité et discrétion
• Sens du service public
• Adaptabilité

Modalités de recrutement

Merci d’adresser votre candidature (CV, lettre de motivation) par mail à : recrutement@mairie-neuvillesursaône.fr