Assistant.e de direction

La commune de Neuville-sur-Saône recrute un·e assistant·e de direction

Sous l’autorité directe du Maire et du DGS, l’assistant·e de direction est chargé·e d’assurer l’assistance administrative du DGS, du Maire et des élus, l’organisation des assemblées, la gestion d’agendas et d’évènements, la supervision des réclamations usagers.

Missions

Assistance administrative du DGS et des élus

Gestion des flux de courrier entrants et sortants. Diffusion du courrier entrant dans les services. Traitement spécifique des courriers sensibles et d’intérêt Maire / Direction générale. Administration de la messagerie courriel Cabinet.
Rédaction et mise en forme de courriers à la signature des élus.
Gestion des parapheurs à la signature du DGS, du Maire et des élus délégués.
Assistance à la gestion de l’agenda du Maire, des élus délégués et du DGS, : prise de RV, gestion des absences, planification de réunions, réservation de salles, organisation de déplacements.
Constitution de dossiers à destination du Maire ou du DGS, en lien avec les services concernés.
Filtrage des sollicitations auprès du Maire, des élus et du DGS.
Secrétariat de cabinet : veille sur évènements communaux, préparation de lettres de félicitations, de condoléances, de remerciements…
Elections : organisation de la composition des bureaux de vote, assistance aux élus et au DGS lors des opérations électorales (présence lors des scrutins et élaboration des PV).
Relecture / mise en forme de documents divers.
Gestion de plannings : salles municipales et véhicules mutualisés.

Organisation des assemblées

La fonction concerne le Conseil municipal (minimum 8 réunions par an) et les Comités syndicaux du syndicat du gymnase du lycée et de la gendarmerie (minimum 2 réunions de chaque syndicat par an), ainsi que le suivi des décisions du Maire prises sur délégation du Conseil et des arrêtés (hors voirie).
Elaboration et diffusion du retroplanning aux services rédacteurs.
Ordonnancement de l’ordre du jour, des rapports et annexes.
Envoi des convocations et pièces afférentes, gestion des pouvoirs et des absences des élus.
Publicité des séances et des actes : affichage, publication internet.
Secrétariat administratif de la séance : prise de notes, vérification du quorum et du résultat des votes, élaboration et lancement des diaporamas de présentation des rapports.
Elaboration du procès-verbal des séances.
Télétransmission des actes en Préfecture.
Notification des délibérations émanant de la Direction générale, organisation des signatures afférentes.
Supervision des notifications et signatures des autres services.
Gestion des registres : délibérations et arrêtés du Maire.

Organisation de réunions et d’évènements

Montage de réunions de toute nature impliquant les élus et/ou le DGS : gestion des agendas partagés, réservation de salle, convocations et invitations, transmission de supports et de comptes-rendus.
Secrétariat du Comité de direction bimensuel : planning des réunions, participation aux échanges, compte-rendu analytique.
Secrétariat des commissions municipales : agenda, convocations, envoi de documents.
Organisation des cérémonies patriotiques et commémorations (une dizaine d’évènements par an) : agenda, invitations, message ministériel, dispositions d’intendance.
Organisation de toute manifestation ou réunion ponctuelle à l’initiative des élus ou du DGS.

Supervision des réclamations usagers

Transmission des réclamations (reçues au téléphone, via internet, courrier ou mail) aux élus et services concernés.
Transmission de certaines réponses aux usagers pour le compte du Maire ou des élus.
Suivi du traitement des réclamations par un tableau de bord. Relance des demandes non traitées.

Activités assurées dans le cadre de la polyvalence interne à l’unité ou au service

Participation et secrétariat du Comité de direction bimensuel.

Zones d’autonomie et de responsabilité

Autonomie dans l’organisation du service.

Profil recherché

Connaissances

Connaissance de l’environnement territorial.
Connaissances en matière de production et de publication des actes des collectivités.
Intérêt pour la vie de la collectivité.

Méthodes et techniques

Informatique : maitrise de la suite Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint), notions en publication sur site internet.
Planification et organisation des activités.
Prise de note et rédaction de comptes-rendus.

Comportements et attitudes

Discrétion professionnelle.
Sens politique.
Qualités relationnelles.
Qualités rédactionnelles, excellente orthographe.
Rigueur et organisation.

Caractéristiques requises pour tenir le poste

Statut : titulaire
Formation (nature, niveau) : Bac, BTS ou DUT tertiaire / administratif / carrières publiques
Expérience professionnelle (nature, durée) : au moins 2 ans sur un poste d’assistant(e) de direction ou équivalent.